Zeitmanagement – Sinnvoll mit Zeit umgehen

Wenn in wenig Zeit viel zu tun ist, neigen viele Menschen zu blindem Aktionismus. Schnell, schnell, irgendetwas angefangen, denn die Zeit drängt. Tatsächlich verschwendest du mit dieser unorganisierten Arbeitsweise aber jede Menge Zeit: Die Gefahr ist groß, dass du Dinge tust, die gerade gar nicht sein müssten, statt dich den wirklich wichtigen Dingen zu widmen. Investiere deshalb vor Beginn des (Arbeits-)Tages etwas Zeit in die Aufgabenplanung. Schreibe dir auf, was heute alles zu tun ist. Überlege, in welcher Reihenfolge du die Dinge am sinnvollsten erledigst. Und streiche Dinge, die nicht so wichtig sind. Sie können warten. Diese Zeitplanung kostet dich nur wenige Minuten, sorgt aber für effektiveres Arbeiten und ein entspannteres Gefühl.

Die meisten Menschen haben Zeitfresser, die ganz unbemerkt Zeit und Energie aufzehren. Dazu können zum Beispiel Facebook, WhatsApp oder Twitter gehören, die viel Aufmerksamkeit fordern. Vielleicht verwickeln dich auch ständig Kollegen in unnötige Gespräche, das Telefon klingelt ununterbrochen oder du musst in sinnlosen Meetings sitzen. Auch Perfektionismus kann ein echter Zeitfresser sein: Du bastelst an winzigen Details herum, obwohl die Aufgabe eigentlich längst gut genug erledigt ist. Wo liegen deine Zeitfresser?

Wenn du sie einmal erkannt hast, finden sich meist auch Wege, sie auszuschalten: Führe zum Beispiel Konzentrationszeiten ein, in denen du nur im Notfall vom Telefon oder von Kollegen gestört werden darfst. Oder verlege hin und wieder die Arbeit ins Home Office, wo du ganz einfach die Tür zumachen kannst. Lass die Mailbox rangehen, wenn dir ein Anruf gerade nicht passt, und rufe später zurück. Und schalte von deinem Smartphone zumindest den Ton ab, damit es nicht ständig nach deiner Aufmerksamkeit verlangt. Wenn du deine persönlichen Zeitfresser findest und eliminierst, sparst du täglich jede Menge Zeit.

Eine To-Do-Liste ist ein mächtiges Werkzeug, aber sie kann uns manchmal auch erschlagen. Wie soll ich all diese Aufgaben an einem Tag erledigen? Ein wichtiger Schritt zu einem guten Zeitmanagement ist deshalb das Priorisieren. Eine gute Methode dafür ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Dazu fragst du dich bei allen Aufgaben, ob sie wichtig und dringend sind. Wichtig bedeutet, dass sie dich in irgendeiner Form weiterbringen. Dringend bedeutet, dass es einen Abgabetermin oder eine ähnliche Vorgabe gibt.

• Dinge, die dringend und wichtig sind, bekommen eine 1. Sie stehen ganz oben auf der Liste und sollten bevorzugt bearbeitet werden.
• Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind, bekommen eine 2. Lege für sie einen Termin fest (der nicht zu weit in der Zukunft liegen sollte) und erledige sie so bald wie möglich.
• Dinge, die dringend, aber eigentlich nicht wichtig sind, bekommen eine 3. Sie sind häufig Zeitfresser: Weil sie dringend sind, verlangen sie ständig nach Aufmerksamkeit. Weil sie dich aber nicht vorwärtsbringen, ist ihre Erledigung oft frustrierend. Gibt es Möglichkeiten, diese Aufgaben wenigstens zum Teil zu delegieren? Dann solltest du das unbedingt tun. Wenn es diese Möglichkeit nicht gibt, dann versuche zumindest, möglichst wenig unnötigen Aufwand in die Aufgaben zu stecken. Übermäßiger Perfektionismus ist hier fehl am Platz.
• Dinge, die weder dringend noch wichtig sind, bekommen eine 4. Und dann kannst du sie direkt wieder von der To-Do-Liste streichen. Halte dich mit solchen Aufgaben gar nicht erst auf! Du musst sie überhaupt nicht erledigen. Ab in den Papierkorb damit.

Wenn wir wissen, dass uns noch eine unangenehme Aufgabe bevorsteht, versuchen wir gerne, diese zu vermeiden. Wir arbeiten dann langsamer als nötig oder halten uns mit eher unwichtigen Aufgaben auf, nur damit wir die unangenehme Sache nicht tun müssen. Abends stellen wir dann mit einer Mischung aus Erleichterung und Frust fest, dass doch keine Zeit dafür geblieben ist. Geht es dir auch manchmal so? Durch dieses Verhalten geht viel Zeit und Energie verloren. Die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Erledige die unangenehmste Aufgabe des Tages gleich morgens. Dann hast du keinen Grund mehr, die Sache zu verzögern, und kannst viel entspannter an die übrigen Aufgaben gehen.

Manche Aufgaben sind so gigantisch, dass wir gar nicht wissen, wie wir sie überhaupt bewältigen sollen. Sollte Aufgaben frustrieren uns leicht und sorgen dann dafür, dass wir lieber gar nichts tun als sie anzupacken. Dann bleibt am Ende natürlich noch weniger Zeit für die Erledigung. Wende deshalb die „Salamitaktik“ an: Teile die große Aufgabe in möglichst viele kleine auf. Diese einzelnen Teilaufgaben sind dann durchaus machbar und du hast eine reelle Chance, sie sinnvoll auf deine To-Do-Liste zu packen und zu erledigen.

Multitasking ist für viele Menschen eine Art Qualitätsmerkmal: Wer mehrere Dinge auf einmal tun kann, ist besonders effektiv, oder nicht? Leider ist das ein Irrtum. Tatsächlich verzetteln wir uns leicht, wenn wir uns im Multitasking versuchen. Die Folge sind Fehler, die wir dann wieder mit viel Zeit und Mühe ausbügeln müssen. Tue lieber das Gegenteil: Monotasking. Das bedeutet: Konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe gleichzeitig. Wenn dir zwischendurch etwas Wichtiges einfällt, das du auch noch erledigen solltest, schreibe es auf und wende dich dann wieder deiner eigentlichen Aufgabe zu. Am Ende wirst du mit dieser Methode sicher mehr schaffen als mit dem Multitasking.

Zu einem guten Zeitmanagement gehört es auch, dass du dir Ruhepausen einplanst. Wer ständig vor sich hin werkelt, denkt an diesen wichtigen Aspekt oft nicht. Plane Pausen ein und nimm sie genauso wichtig wie die anderen Aufgaben auf deinem Tagesplan. Sorge dafür, dass du in der Pause auch wirklich zur Ruhe kommst und nicht doch noch schnell E-Mails checkst oder bei Twitter vorbeischaust. Überlege dir vorher, wie du deine Pause verbringen möchtest, und halte dich dann auch daran. Du hast dir diese Zeit für dich wirklich verdient!

**So sorgst du für weniger Stress**