Das Pareto-Prinzip

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    Das Pareto-Prinzip
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Unter Druck arbeiten zu müssen empfinden viele Menschen völlig zu Recht als unangenehm. Nicht nur weil Termindruck sich negativ auf die Leistungsfähigkeit auswirkt, sondern weil der persönliche Stresspegel weiter ansteigt je näher man an die vorgegeben Zeitgrenze gerät. Ein gutes Projektmanagement schützt zwar nicht automatisch vor aufkeimendem Stress, kann die verspürte Belastung jedoch deutlich verringern. Es war der italienische Ingenieur, Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto, der mit einem vergleichsweise simplen theoretischen Konstrukt die Arbeitswelt veränderte. Das Pareto-Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt, gilt heutzutage als wichtiger Pfeiler des modernen Zeit- und Projektmanagements. Die grundlegenden Gedanken der Pareto-Methode helfen dir dabei, Aufgaben effizienter und dadurch stressverminderter durchzuführen.

Unsere Tipps

1 Das Pareto-Prinzip: Alt, aber nicht veraltet

Das Pareto-Prinzip ist schon über 100 Jahre alt und dennoch kein bisschen veraltet. Vilfredo Pareto  entdeckte, dass wenige hohe Zahlenwerte einen überwiegenden Teil einer Gesamtzahl ausmachen – und, dass
umkehrt viele geringe Werte nur wenig zum Gesamten beitragen. In eine Handlungsstrategie umgesetzt bedeutet das für dich: Setze wenige deiner wichtigen Leistungsressourcen ein und erreiche damit ein hohes
Ergebnis. Diese Idee wird als 80-zu-20-Regel bezeichnet, weil du mit 20 Prozent optimal eingesetzter Leistung 80 Prozent des Ziels erreichen kannst. Aber Achtung: Einfach addieren kannst du die beiden Zahlenwerte nicht. Wenn du 100 Prozent erreichen möchtest musst du auch 100 Prozent einsetzen.

2 Zeitmanagement als Kompetenz wertschätzen

Vor allem in der Arbeitswelt gilt das Motto „Zeit ist Geld“. Gutes Zeitmanagement ist für Personalverantwortliche also wesentlich. Wenn du bereit bist, deine Projektstrategien zu optimieren, wird man deine neue Kompetenz bestimmt wertschätzen. Fast jedem zweiten Personaler sind gute Projekt- und Zeitmanagement-Skills bei Absolventen wichtig. Dabei profitierst du nicht ausschließlich als Berufseinsteiger von der Pareto-Methode; auch als Veteran in der Arbeitswelt verschafft dir gutes Zeitmanagement spürbar stressreduzierte Arbeitstage, weil du deine Ressourcen effizienter einsetzt.

3 Die Pareto-Methode funktioniert auch außerhalb der Arbeitswelt

Die 80-zu-20-Regel ist nicht auf die Anwendung im Berufsleben limitiert. Auch im privaten Alltag erreichst du deine Ziele entspannter, wenn du den Grundgedanken der Pareto-Methode umsetzt. Willst du beispielsweise deine Fitness verbessern, bedenke dass es gar nicht notwendig ist stundenlang in einem Fitnessstudio zu schwitzen. Du könntest mit weniger Zeitaufwand, dafür aber unter Beachtung effizienter Trainingspläne ein höheres Fitnesslevel erreichen als durch herkömmliche Sporteinheiten. Der Trick dabei ist, die sportliche Aktivität zu optimieren. Das erreichst du zum Beispiel durch wechselnde funktionelle Trainingsmethoden, die deinen Körper in kurzer Zeit auf Touren bringen. Das Pareto ist allgegenwärtig – manchmal musst du nur genauer hinschauen, um Verbesserungspotenzial zu entdecken. Sei aufmerksam und finde deine idealen Pareto-Alltagsregeln!

4 Spürbar weniger Stress mit der 80-zu-20-Regel

Das Pareto-Prinzip ist keine Ausrede für Faulheit. Auch wenn es verlockend klingt, nur 20 Prozent leisten zu  müssen, um ein Ziel zu erreichen, solltest du den notwendigen Aufwand nicht unterschätzen. Wenn du mit
einem geringen Ressourceneinsatz spürbar bessere Ergebnisse erzielen möchtest, musst du vor allem eines tun: Leistungen konzentriert abrufen. Nur durch den passenden Aufwand zur richtigen Zeit machst du dir die
Pareto-Regel auch wirklich zu Nutze. Stell dir vor es kündigt sich spontaner Besuch an, aber deine Wohnung sieht nach der Feier am Wochenende aus wie ein Schlachtfeld. Du musst das Geschirr spülen, Wäsche waschen, Staubsaugen, das Badezimmer gründlich putzen – aber du hast nur eine knappe Stunde Zeit. Was machst du? Zunächst durchatmen und die Aufgaben nach Relevanz sortieren. Ordnung an Stellen zu schaffen, die man
nicht sieht, ist in diesem Moment ineffizient. Herumliegende Wäsche sieht jeder, staubige Gläser im Küchenschrank dagegen nicht. Richtest du dich nach der Pareto-Methode erledigst du also jene Putzaufgaben, die deine Wohnung sichtbar ordentlicher erscheinen lassen. Dein Besuch wird von deinen besonderen Sinn für Ordnung nichts mitbekommen.

5 Pflichtaufgaben nicht vernachlässigen

Deine zeitlichen Ressourcen effizient einzuteilen funktioniert mit der Pareto-Methode wunderbar. Eines solltest du jedoch trotz aller Optimierungsversuche nicht vergessen: deine Pflichtaufgaben. Bei der Verbesserung der persönlichen Leistungsfähigkeit bleiben Tagesaufgaben wie Telefonate durchführen oder E-Mails schreiben oftmals außen vor. Weil derartige Arbeiten jedoch ihren Zweck erfüllen, solltest du darauf achten, auch Pflichtaufgaben so bewusst und effizient wie möglich in deine Tagesplanung einzubauen. Viele Menschen schreiben beispielsweise E-Mails in ihren Pausen oder nutzen die kurzen digitalen Briefwechsel als Ablenkung. Vermeide diesen und ähnliche Fehler, indem du deinen Pflichtaufgaben die gleiche Aufmerksamkeit schenkst wie gefühlt wichtigeren Projektschritten. Statt E-Mails beispielsweise über den Tag verteilt zu beantworten, setze dir wenn möglich ein bis zwei festgelegte Zeitpunkte für deren Bearbeitung.

6 Ganz wichtig: Trotz Pareto-Optimierung auf den Körper hören

Seine persönliche Leistungsbereitschaft allein auf einem theoretischen Konstrukt aufzubauen klingt verlockend. Was mathematische Formeln jedoch nicht ersetzen können ist die Einbeziehung des eigenen körperlichen und geistigen Wohlbefindens. Das Pareto-Prinzip stößt immerhin dann an seine Grenzen, wenn die erforderlichen Leistungsressourcen nicht im notwendigen Maß vorhanden sind – sei es aufgrund einer Erkrankung oder wegen verringerter Motivation.

Auch wenn die 80-zu-20-Regel dir dabei helfen kann Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, solltest du deine physischen und psychischen Ressourcen stets im Blick behalten und nicht regelmäßig über deine Grenzen
hinaus arbeiten. 80 Prozent deines Stresses wird immerhin von nur 20 Prozent deiner Tätigkeiten erzeugt. Arbeite an den 20 Prozent und genieße das Ergebnis.

7 Weniger ist manchmal einfach mehr

Blinder Aktionismus steht entgegen der Pareto-Regel. Stets gilt: Überlege dir gut,welche 20 Prozent dich am  meisten vorwärts bringen. Das gilt in jeder Lebenslage, sogar für deine Freizeit.  Ein Beispiel: Dich überfordert, für welches Freizeitvergnügen du dich entscheiden sollst? Mit dem Pareto-Gedanken kein Problem. Schreibe fünf deiner Favoriten auf eine Liste – dann streiche die letzten vier.

Weniger ist manchmal einfach mehr. Pareto kannst du immer dann nutzen, wenn es darum geht unnötige Handlungen durchzuführen. Das fängt bei Hamsterkäufen an und endet bei der Verwaltung deines Wertpapierdepots. Studien haben gezeigt, dass Menschen nur rund 20 Prozent des Inhalts ihres Kleiderschrankes tatsächlich anziehen – der übrige Teil der Kleidung bleibt ungenutzt. Mache dir derartiges Wissen bewusst – am besten bevor du etwas Neues kaufst. Oder du hebst zumindest den Kassenbon auf, für den Fall, dass dir die Erkenntnis erst zu Hause kommt.

!Wusstest du eigentlich...

Hinter dem Pareto-Prinzip steckt eine mathematische Überlegung aus der Wahrscheinlichkeitsrechnung. Daher findest du Verteilungen nach Pareto oftmals dort, wo zufällige Positivwerte aus unabhängigen Quellen zusammentreffen. Ursprünglich wurde die Paretoverteilung für die Beschreibung der Verteilung der Einkommen in Italien verwendet.

Bildnachweis: Alisen Anima/Bigstock.com

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